Tolnai Közös Önkormányzati Hivatal

A Képviselő-testület döntéseinek végrehajtására, valamint a közigazgatási ügyek intézésének céljából Polgármesteri Hivatal működik.

A hivatal szakmai szervezet, dolgozói a köztisztviselők. A Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységei a Titkársági Osztály, az Igazgatási Osztály, az Építési és Városfenntartási Osztály, valamint a Pénzügyi Osztály.

A belső szervezeti egységek élén osztályvezetők állnak, akiket a jegyző bíz meg.

Titkársági Osztály

Ügyfélfogadás:

• Kedd: 8:00 - 12:00 és 13:00 - 16:00
• Péntek: 8:00 - 12:00

Telefon: 74/540-801

E-mail: tolna@tolna.hu

 Főbb feladatai:

• közreműködik a tisztségviselők, a testület, a bizottságok, a tanácsnok, a nemzetiségi önkormányzatok, a jegyző munkájának szervezésében, munkafeltételeinek biztosításában,
• gondoskodik a testület, a bizottságok elnökeinek felkérése alapján a bizottságok elé kerülő testületi anyagok, előterjesztések előkészítéséről, postázásáról, a testületi ülések éves munkatervének, az egyes ülések napirendjének összeállításáról, kiküldéséről,
• ellátja a bizottságok ügyviteli teendőit,
• nyilvántartja a testületi döntéseket, megszervezi a hozott határozatok végrehajtását,
• gondoskodik a testület által hozott rendeletek és határozatok kihirdetéséről, vezeti a határozatok, és hatályos rendeletek nyilvántartását,
• kapcsolatot tart a pártok frakcióvezetőivel,
• előkészíti és figyelemmel kíséri a sajtóval és egyéb tömegkommunikációs eszközök vezetőivel a rendszeres kapcsolattartást,
• figyelemmel kíséri és gyűjti az önkormányzatot érintő sajtóközleményeket,
• szervezi a lakosság és a polgármesteri hivatal kapcsolattartását,
• ellátja a polgármester és az alpolgármester napi munkavégzését elősegítő elsősorban a város és az önkormányzat kapcsolatrendszerébe tartozó rendezvények, személyes találkozások előkészítését,
• elvégzi a tisztségviselők által meghatározott szervezési, protokolláris feladatokat,
• ellátja az önkormányzat nemzetközi kapcsolataiból adódó szervezési, előkészítő tevékenységet,
• bonyolítja az önkormányzathoz érkező külföldi vendégek fogadásának előkészítését, programjuk szervezését, a nemzetközi protokoll szabályai szerint,
• megbízás alapján ellátja az önkormányzat jogi képviseletét,
• ellátja a hivatal postai, iktatási, ügyirat-kezelési és irattárazási feladatait,
• kapcsolatot tart a helyi vállalkozókkal, lehetőség szerint segítséget nyújt a vállalkozások fejlesztéséhez
• ellátja a testület, a polgármester és a jegyző hatáskörébe tartozó munkáltatói jogok gyakorlásával kapcsolatos előkészítő tevékenységet,
• nyilvántartja a dolgozók személyi anyagát,
• végzi az oktatási- nevelési intézményekkel kapcsolatban a jogszabályok által a jegyzőre ruházott feladatok végrehajtását,
• elősegíti a város közművelődési, egészségnevelési, tömegsport és egyesületi életének megszervezését,
• ellátja a hivatal fénymásoló- és stencil sokszorosítási feladatait,
• végzi a polgármester és a jegyző honvédelmi és polgári védelmi feladatait,
• szervezi és bonyolítja a választásokat (országgyűlési, képviselői, önkormányzati, társadalombiztosítási, stb.) amelyeket jogszabály önkormányzati hatáskörbe utal,
• nyilvántartja a szabályzatokat, alapító okiratokat, az osztályon készülő szerződéseket,
• gondoskodik a munkavédelmi feladatok ellátásáról
• ellátja az Önkormányzat pályázatfigyelési, pályázatkészítési, pályázat-lebonyolítási feladatok ellátásáról szóló mindenkor hatályos szabályzatában meghatározott feladatokat.

Igazgatási Osztály

Ügyfélfogadás:

• Kedd: 8:00 - 12:00 és 13:00 - 16:00
• Péntek: 8:00 - 12:00

E-mail: tolna@tolna.hu, igazgatas@tolna.hu

Főbb feladatai:

• ellátja a jegyző hatáskörébe utalt gyámhatósági feladatokat
  • intézi a rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény megállapításával kapcsolatos ügyeket,
  • megállapítja a rendszeres gyermekvédelmi kedvezményben részesülő gyermek gyámjául rendelt, tartásra köteles hozzátartozó kiegészítő gyermekvédelmi támogatásra való jogosultságát,
  • nyilvántartja a hátrányos és halmozottan hátrányos helyzetű gyermekeket,
  • együttműködik a Gyermekjóléti Szolgálattal és Gyermekjóléti Központtal, Rendőrséggel, nevelési-oktatási intézményekkel,
  • gyámhatósági ügyekben megkeresésre környezettanulmányt készít.
• intézi a szociális ügyeket
  • intézi a település támogatással kapcsolatos ügyeket,
  • intézi a köztemetés elrendelésével kapcsolatos ügyeket
• elbírálja a birtokvédelmi kérelmeket
• ellátja az anyakönyvezéssel, házasságkötéssel, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésével kapcsolatos feladatokat, közreműködik a szertartások lebonyolításában
• végzi a helyi népesség-nyilvántartással kapcsolatos feladatokat
• közreműködik az állampolgársági eskü lebonyolításában
• intézi az önkormányzati bérlakásokkal kapcsolatos ügyeket
• intézi az önkormányzati bérlakásban élők lakbértámogatásával kapcsolatos ügyeket
• intézi a hagyatéki ügyeket
  • hagyatéki leltárt vesz fel
  • együttműködik a közjegyzőkkel a hagyatéki eljárások lebonyolításában
• ellátja a talált tárgyakkal kapcsolatos feladatokat
• intézi a méhészetekkel kapcsolatos ügyeket
• ellátja a jegyző, mint állatvédelmi hatósággal kapcsolatos ügyeket
• nyilvántartja az ebeket, eljár a kóbor ebekkel kapcsolatos ügyekben
• együttműködik a választások lebonyolításában
• részben ellátja az önkormányzat fenntartásában lévő szociális és gyermekjóléti alapszolgáltatást biztosító intézményekkel kapcsolatos fenntartói feladatokat
• intézi a kereskedelmi hatósági ügyeket
  • intézi a működési engedéllyel kapcsolatos ügyeket
  •  intézi a bejelentéshez kötött tevékenységgel kapcsolatos ügyeket
• ellenőrzi az üzletek működését
• intézi a telepengedélyezési eljárással kapcsolatos ügyeket
• teljesíti a belföldi jogsegély iránti kérelmeket, adatot szolgáltat
• hatósági bizonyítványt állít ki.

Építési- és Városfenntartási Osztály

Ügyfélfogadás:

• Kedd: 8:00 - 12:00 és 13:00 - 16:00
• Péntek: 8:00 - 12:00

E-mail: epites@tolna.hu

Főbb feladatai:

• ellátja az építészeti, műszaki hatósági feladatokat,
• intézi a városüzemeltetéssel, fenntartással, kommunális igazgatással, árszakmai kérdésekkel, közlekedési, hírközlési, vízügyi, energiaügyi igazgatással kapcsolatos feladatokat,
• ellátja a lakossági társulások és társulati formákban megvalósuló kommunális beruházásokból az önkormányzatra háruló feladatokat,
• részt vesz a beruházások átadás-átvételében,
• működteti a közterület felügyeletet, amelynek keretében gondoskodik a közterületek használatáról, a köztisztaságról, a környezetvédelemről és közegészségügyről, valamint a piac és vásárok tartásáról szóló jogszabályok végrehajtásáról,
• együttműködik az ebtartásról szóló előírások végrehajtása során az Igazgatási Osztállyal,
• látja az önkormányzat kezelésében lévő utak, hidak és a saját használatú utak igazgatását,
• megszervezi a helyi vízrendezési és vízkár elhárítási feladatokat az ár és belvíz elleni védekezést,
• ellátja a tűzvédelmi feladatokat,
• üzemelteti a hivatali személygépkocsit,
• figyelemmel kíséri a THELENA Városi Szolgáltató Kft. városfenntartási tevékenységét, rendszeres kapcsolatot tart közte és az önkormányzat szervei között,
• munkája során együttműködik a városi főépítésszel, aki: 
  • irányítja a településfejlesztéssel és település-rendezéssel kapcsolatosan a város fejlesztési irányainak meghatározását, előkészítő eljárásokat, irányítja a rendezési tervek készítését, felülvizsgálatát, módosítását,
  • lebonyolítja a tervkészítés során szükséges szakhatósági egyeztetéseket lakossági és önkormányzati fórumokat,
  • véleményezi az épületek, építmények, létesítmények építészeti kialakítását,
  • segíti a műemlékvédelemmel kapcsolatos önkormányzati feladatokat,
  • ellenőrzi a város közterületeinek arculatát,
  • javaslatot tesz az infrastrukturális fejlesztés irányára, a településfejlesztés feladataira,
  • állásfoglalást ad ki a köztéri szobrok, képző és iparművészeti alkotások elhelyezésére,
  • tanácsaival segíti az önkormányzat saját beruházásainak előkészítését.

A vagyongazdálkodással és a beruházásokkal kapcsolatos főbb feladatai:

• közreműködik az ágazati beruházások előkészítésében és lebonyolításában,
• részt vesz a beruházások átadás-átvételében,
• vezeti a földkönyveket,
• ellátja az önkormányzati vagyonkataszterrel kapcsolatos feladatokat és kezeli az önkormányzati vagyont,
• előkészíti az építési telkek értékesítését,
• végzi a helyiséggazdálkodási feladatokat,
• előkészíti a vagyonhasznosítási, befektetési javaslatokat,
• előkészíti a vagyonhasznosítással kapcsolatos szerződéseket,
• információt gyűjt a vagyonhasznosítás lehetőségeiről,
• gondoskodik az önkormányzati vagyonnal kapcsolatos tulajdonosi jogok érvényesítéséről,
• együttműködik a vagyon hasznosítása, kezelése érdekében az Igazgatási Osztállyal, a városi főépítésszel és a THELENA Városi Szolgáltató Kft.-vel.

Pénzügyi Osztály és Adócsoport

Ügyfélfogadás:

• Kedd: 8:00 - 12:00 és 13:00 - 16:00
• Péntek: 8:00 - 12:00

E-mail: tolna@tolna.hu

Főbb feladatai:

• elkészíti a gazdálkodással, költségvetéssel, pénzügyi feladatokkal kapcsolatos testületi előterjesztéseket, rendelet-tervezeteket,
• elkészíti a törvényben előirt éves és évközi zárszámadási rendeleteket,
• közreműködik a költségvetés végrehajtásában,
• előkészíti a testület, a bizottságok, a polgármester, a jegyző hatáskörébe tartozó döntéseket, intézkedéseket,
• segíti az önkormányzat irányítása alatt működő költségvetési intézmények gazdasági-, pénzügyi tevékenységét,
• javaslatot tesz a gazdálkodás szervezeti kereteire, a bérgazdálkodási jogkörökre,
• közreműködik a helyi adókra vonatkozó rendeletek kidolgozásában,
• javaslatot készít a hitelfelvételre,
• koordinálja az intézmények műszaki-beruházási, gazdasági feladatait,
• közreműködik a jegyző pénzügyi- gazdálkodási feladatainak ellátásában,
• ellátja a polgármesteri hivatal gazdálkodással kapcsolatos ügyviteli feladatait,
• biztosítja a pénzügyi fegyelem betartását,
• elkészíti a pénzügyi, gazdálkodási, leltározási szabályzatokat,
• ellenőrzi az önkormányzati költségvetési szervek pénzügyi-gazdasági tevékenységét,
• javaslatot tesz a vizsgálat megállapításai alapján a teendő intézkedésekre,
• utóvizsgálatot tart az ellenőrzött egységeknél,
• gondoskodik az államháztartási és egyéb pénzügyi törvények és azok végrehajtási rendeletei helyi alkalmazásáról, érvényesítéséről,
• ellátja a hivatal gondnoksági feladatait,
• vezeti az önkormányzat és a hivatal állóeszköz nyilvántartását,
• elvégzi a hivatal leltározásait,
• analitikus nyilvántartást vezet,
• anyagbeszerzési feladatokat lát el,
• kezeli a házi pénztárt,
• kifizeti a munkabéreket, segélyeket,
• működteti a hivatal sokszorosító gépét, meghatározza az igénybevétel feltételeit,
• biztosítja a központi és helyi adójogszabályok érvényesítését, kiállítja és megküldi az adó- és értékbizonyítványokat, intézi az I. fokú adóhatósági ügyeket, gondoskodik az adók kivetéséről, nyilvántartásáról, behajtásáról
• ellátja az Önkormányzat pályázatfigyelési, pályázatkészítési, pályázat-lebonyolítási feladatok ellátásáról szóló mindenkor hatályos szabályzatában meghatározott feladatokat.